Koordynatorzy, zakres spraw i asystent AI w „Załatw sprawę”

#Kto może to ustawić

Funkcje, zakresy i włącznik asystenta zmieniają tylko właściciel i administrator klubu. Trener może zostać koordynatorem, ale sam tych ustawień nie zmieni.

Wszystko ustawiasz w przeglądarce — aplikacja Habit nie ma tych ekranów.

#Funkcje „koordynator” i „zarząd”

Funkcje nadajesz członkom zespołu — trenerom i administratorom. Rodzicom funkcji nadać nie można.

• koordynator — dostaje sprawy rodziców z wątku „Załatw sprawę” według swojego zakresu.
• zarząd — dotyczy starszych rozmów, w których rodzic wybrał adresata „Zarząd”: widzą je osoby z tą funkcją (gdy nikt jej nie ma — cały zespół). Nowych rozmów do zarządu rodzic już nie zaczyna: sprawy do klubu pisze w „Załatw sprawę”, a w zwykłych wiadomościach wybiera tylko trenera prowadzącego.

#Jak nadać funkcję

1. W górnym menu panelu kliknij Klub → Zespół.
2. W karcie Zespół organizacji znajdź osobę na liście.
3. Zaznacz pole koordynator lub zarząd obok jej nazwiska.

Zmiana zapisuje się od razu. Aby odebrać funkcję, odznacz pole.

#Zakres koordynatora: kto dostaje jakie sprawy

Gdy choć jedna osoba ma funkcję koordynatora, pod listą zespołu pojawia się sekcja Zakres koordynatorów — kto dostaje jakie sprawy. Przy każdym koordynatorze widać opis zakresu, np. „wszystkie sprawy” albo „pływanie · Składki i płatności”.

#Jak ustawić zakres

1. Przy wybranej osobie kliknij Zmień zakres.
2. W polu „Dyscypliny (nic nie zaznaczone = wszystkie)” zaznacz dyscypliny, którymi ma się zajmować.
3. W polu „Sprawy (nic nie zaznaczone = wszystkie)” zaznacz rodzaje spraw: Składki i płatności, Zapisy, grupy i przeniesienia, Nieobecności i odrabianie, Wypowiedzenia, Faktury i ulgi, Inne.
4. Kliknij Zapisz zakres. Przycisk Zamknij zwija edytor bez zapisu.

Lista dyscyplin pochodzi z dyscyplin klubu i jego grup. Jeśli klub ich nie ma, zobaczysz napis „Klub nie ma jeszcze listy dyscyplin.” — dodasz je w Ustawienia → Dyscypliny.

#Jak system wybiera koordynatora

• Sprawa trafia do koordynatora, którego zakres obejmuje jej rodzaj i dyscyplinę (puste pole = wszystko).
• Gdy pasuje kilka osób, wygrywa najdokładniej dopasowany zakres. Wskazany rodzaj sprawy liczy się bardziej niż wskazana dyscyplina.
• Przy remisie sprawę dostaje kilka osób.
• Gdy nikt nie pasuje — sprawa trafia do wszystkich koordynatorów, więc nic nie ginie.
• Gdy klub nie ma żadnego koordynatora — do właściciela i administratorów.

Dyscyplinę sprawy system bierze z grupy, której sprawa dotyczy, albo z dyscypliny dziecka. Gdy dziecko trenuje kilka dyscyplin, wybiera ją rodzic.

Rodzaje spraw są przypisane tak:

• zgłoszenie i odwołanie nieobecności, odrabianie → Nieobecności i odrabianie,
• wypowiedzenie → Wypowiedzenia,
• przeniesienie, dodatkowa grupa, zapis → Zapisy, grupy i przeniesienia,
• płatność → Składki i płatności,
• ulga, faktura → Faktury i ulgi,
• zwykła wiadomość → Inne albo temat wybrany przez rodzica.

Rodzic widzi w wątku, kto prowadzi jego sprawę — imię koordynatora i opis zakresu.

#Asystent AI w czacie „Załatw sprawę”

1. Kliknij Ustawienia i w karcie Zasady dla rodziców wybierz Czat „Załatw sprawę”.
2. W karcie Asystent AI przeczytaj tekst „Informacja nad czatem (widzi ją każdy rodzic)”.
3. Zaznacz lub odznacz Asystent AI odpowiada rodzicom i pełnoletnim zawodnikom.
4. Kliknij Zapisz. Pojawi się napis „Zapisano.”

Wyłączony asystent nie zamyka rozmowy — rodzice nadal piszą w wątku, a wiadomości trafiają prosto do koordynatorów.

Pod informacją dla rodziców ekran podaje zasady: historia rozmów jest przechowywana 90 dni i potem znika automatycznie, limit to 40 wiadomości na rodzica dziennie, a rozmowę widzi tylko rodzic i osoba z zespołu, do której trafiła jego sprawa.

W karcie Sprawy z czatu widać, ile próśb (przeniesienie lub dodatkowa grupa) czeka na Twoją decyzję. Przycisk Otwórz listę prowadzi do pełnej listy.

#Gdzie koordynator widzi swoje sprawy

W panelu: Wiadomości → zakładka Sprawy rodziców. Koordynator, który jest trenerem, przy sprawie wymagającej decyzji widzi informację „Decyzję zatwierdza administrator klubu.” i może przekazać sprawę dalej, wybierając osobę w polu „Przekaż do”.

#W aplikacji Habit

Koordynator ma sprawy rodziców w zakładce Wiadomości pod przyciskiem Sprawy rodziców — z liczbą spraw, które na niego czekają. Licznik nieprzeczytanych widać też na samej zakładce.

#Najczęstsze pytania

#Nadałem funkcję trenerowi, ale nie widzę sekcji zakresów.

Sekcja pojawia się, gdy ktoś ma zaznaczone pole koordynator. Funkcja zarząd jej nie wyświetla.

#Czy koordynator-trener może sam przenieść dziecko do innej grupy?

Nie. Funkcja nie dodaje uprawnień — przeniesienia, wypowiedzenia i ulgi zatwierdza administrator klubu.