Przygotuj plik
Import przyjmuje plik CSV. Pliku Excela (.xlsx) nie da się wgrać bezpośrednio — w Excelu wybierz „Zapisz jako” i format CSV, a w Arkuszach Google pobierz plik jako CSV. Kilka zasad:
- pierwszy wiersz to nagłówek z nazwami kolumn, a każdy kolejny wiersz to jedno dziecko,
- imię i nazwisko muszą być w osobnych kolumnach — jedna kolumna „Imię i nazwisko” nie zadziała,
- kolumny mogą być rozdzielone średnikiem (tak zapisuje polski Excel), przecinkiem (Arkusze Google) albo tabulatorem — system rozpozna to sam,
- puste wiersze są pomijane,
- plik może mieć do ok. 2 MB, czyli spokojnie kilkaset dzieci.
Jakie kolumny są rozpoznawane
Wymagane są tylko imię i nazwisko. Pozostałe kolumny są opcjonalne. System sam dopasowuje kolumny po nagłówkach, bez względu na wielkość liter, polskie znaki i kolejność kolumn. Rozpozna też nagłówek, który zaczyna się od jednej z poniższych nazw, np. „Telefon do mamy”.
| Dane | Przykładowe nagłówki |
|---|---|
| Imię | Imię, Imię dziecka |
| Nazwisko | Nazwisko, Nazwisko dziecka |
| Data urodzenia | Data urodzenia, Data ur, Urodzony |
| Ulica i numer | Ulica i numer, Adres, Ulica |
| Kod pocztowy | Kod pocztowy, Kod |
| Miejscowość | Miejscowość, Miasto |
| Telefon | Telefon, Tel, Nr telefonu |
| E-mail opiekuna | E-mail opiekuna, E-mail, Mail, E-mail rodzica |
| Grupa | Grupa, Grupa treningowa, Zajęcia |
| Uwagi zdrowotne | Uwagi zdrowotne, Zdrowie, Alergie, Przeciwwskazania, Uwagi |
Kolumny, których nagłówka system nie rozpozna, zostaną pominięte. Przypisanie kolumn można przed zapisem poprawić ręcznie.
Jak wpisywać dane
- Data urodzenia — RRRR-MM-DD (2018-03-15) albo DD.MM.RRRR (15.03.2018). Zamiast kropki może być myślnik lub ukośnik.
- Kod pocztowy — pięć cyfr, z myślnikiem lub bez.
- Telefon — od 9 do 15 cyfr, może zaczynać się od „+”.
- E-mail opiekuna — jeden adres w komórce. Rodzeństwo może mieć ten sam adres.
- Imię i nazwisko — każde do 120 znaków.
Podgląd przed zapisem
Import ma dwa etapy. Najpierw powstaje podgląd, który niczego nie zapisuje. Pokazuje, ile jest wierszy, ile z nich jest poprawnych, ile ma błędy i ile poprawnych wierszy dotyczy dzieci, które już są w klubie. Dopiero po nim dane są zapisywane.
Wiersze z błędami
Wiersz z błędem jest pomijany, a reszta pliku i tak się zaimportuje. Przy każdym pominiętym wierszu widać jego numer i powód. Nagłówek to wiersz 1, więc numer zgadza się z Excelem, o ile nad tym wierszem nie ma pustych wierszy — puste wiersze nie są liczone. Możliwe powody:
- „Brak imienia.” albo „Brak nazwiska.”,
- „Imię lub nazwisko dłuższe niż 120 znaków.”,
- „Nieczytelna data urodzenia: „…” (użyj RRRR-MM-DD lub DD.MM.RRRR).”,
- „Nieczytelny kod pocztowy: „…”.”,
- „Nieczytelny telefon: „…”.”,
- „Nieczytelny e-mail opiekuna: „…”.”
Popraw te wiersze w arkuszu i wgraj plik jeszcze raz. Dzieci zapisane za pierwszym razem się nie zdublują (zobacz niżej).
Ponowne wgranie tego samego pliku
Dziecko jest rozpoznawane po imieniu, nazwisku i dacie urodzenia. Gdy plik trafi do systemu drugi raz, dzieci, które już są w klubie, nie zdublują się. Dane z niepustych komórek, np. adres, telefon i uwagi zdrowotne, zastąpią te zapisane na karcie dziecka — także te poprawione wcześniej ręcznie w panelu. Pusta komórka niczego nie kasuje.
Grupy
Jeśli w wierszu jest wpisana grupa, dziecko zostaje do niej zapisane od dnia importu.
- System szuka grupy o tej samej nazwie wśród aktywnych grup klubu (wielkość liter nie ma znaczenia).
- Grupa, której jeszcze nie ma, jest zakładana automatycznie — sama nazwa, bez dyscypliny i limitu miejsc. Uzupełnij je potem w grupach treningowych.
- Import nie sprawdza limitu miejsc w grupie.
- Zarchiwizowanych grup import nie bierze pod uwagę. Jeśli w pliku jest nazwa grupy z archiwum, powstanie nowa grupa o tej samej nazwie.
- Dziecko, które już jest w tej grupie, nie zostanie dopisane drugi raz.
Dziecko bez grupy czeka w karcie Nieprzypisani (…) na tablicy przydziału do grup.
Rodzice
Adres z kolumny opiekuna działa na dwa sposoby:
- Rodzic ma już konto pod tym adresem — zostaje od razu podpięty do karty dziecka.
- Rodzic nie ma konta — podpięcie czeka. Gdy rodzic przyjmie zaproszenie do klubu wysłane dokładnie na ten adres, wszystkie jego dzieci z importu podepną się same. Nie musisz klikać Podepnij przy każdym dziecku.
Rodzicowi rodzeństwa wystarczy jedno zaproszenie — po jego przyjęciu podepną się wszystkie dzieci z tym adresem. Oczekujące podpięcie jest ważne 60 dni. Jeśli rodzic dołączy później, sprawdź na karcie dziecka, czy jest podpięty, i w razie potrzeby podepnij go ręcznie, jak opisano w artykule o zapraszaniu rodziców. Jeśli w pliku był inny adres niż ten, na który rodzic założył konto, dzieci też trzeba podpiąć ręcznie.