Faktury: PDF od księgowej i wystawianie dokumentów

#Kto może to zrobić

Wgrywać faktury PDF, wystawiać dokumenty, korekty i anulować dokumenty może tylko właściciel lub administrator klubu. Ekran otworzysz w Finanse → Faktury (albo Ustawienia → Faktury); nazywa się Faktury i rachunki. Rodzic tylko pobiera faktury swojej rodziny.

#Faktura PDF od księgowej

Najprostsza droga: księgowa wystawia fakturę w swoim programie, a Ty wgrywasz PDF przy dziecku.

1. Otwórz Finanse → Faktury. Pierwsza karta to Faktury od księgowej (PDF).
2. W polu Podopieczny wpisz fragment imienia lub nazwiska i wybierz dziecko z listy.
3. Wpisz Numer faktury, np. FV/10/2026/015.
4. Opcjonalnie uzupełnij Kwota (opcjonalnie) i Okres (opcjonalnie).
5. Wybierz Plik PDF (do 10 MB).
6. Kliknij Wgraj i powiadom rodzinę.

Po wgraniu zobaczysz, do ilu opiekunów poszło powiadomienie. Rodzina od razu dostaje e-mail „Nowa faktura” (przy pliku do 3 MB z fakturą w załączniku, przy większym — z linkiem) oraz powiadomienie w aplikacji.

Na liście kolumna Rodzina pokazuje bez powiadomienia, powiadomiona albo pobrana — ta ostatnia oznacza, że ktoś z rodziny otworzył PDF. PDF otwiera plik, a usuń usuwa fakturę (rodzina przestanie ją widzieć).

#Wystawianie dokumentów w systemie

#Sprawdź, jaki dokument wystawia klub

Zanim przygotujesz szkic, sprawdź kartę Jak klub wystawia dokumenty. System podpowiada w niej wybór z ostatniego wystawionego dokumentu, a ustawienie trafia do każdego szkicu, który przygotujesz:

• zaznacz Klub jest czynnym podatnikiem VAT, jeśli klub wystawia faktury VAT,
• nie zaznaczaj tego pola, jeśli klub jest zwolniony z VAT — wtedy wystawia rachunki,
• wpisz Podstawa zwolnienia (np. art. 43 ust. 1 pkt 32 ustawy o VAT) — jest wymagana przy stawkach „zw” i „np”.

#Dokument z naliczonej składki

1. W karcie Składki do zafakturowania wpisz okres (RRRR-MM).
2. Wybierz Stawka VAT — dla składek używaj „zw” albo „np”.
3. Wpisz Termin (dni) na zapłatę.
4. Przy wybranej składce kliknij Przygotuj szkic.

Nabywcą jest rodzic płacący za dziecko (przy pełnoletnim zawodniku — on sam). Do jednej składki można wystawić tylko jeden dokument.

#Dokument spoza składek

Na obóz, wynajem sali czy inną sprzedaż użyj karty Dokument spoza składek: wpisz Nabywca, opcjonalnie NIP nabywcy, Data sprzedaży i Adres nabywcy, a potem pozycje (Nazwa, Ilość, Jedn., Cena netto, VAT). Kolejną pozycję dodasz przyciskiem Dodaj pozycję. Na końcu kliknij Przygotuj szkic.

#Ze szkicu do dokumentu

1. W karcie Rejestr dokumentów kliknij szkic w kolumnie Numer.
2. Sprawdź strony i pozycje. Szkic nie ma jeszcze numeru i nie jest dokumentem księgowym.
3. Kliknij Wystaw dokument — dopiero teraz dokument dostaje numer z serii klubu: FV/numer/rok dla faktury, RA/numer/rok dla rachunku. Pomyłkowy szkic usuń przyciskiem Usuń szkic.

Szkicu nie da się edytować — jeśli coś się nie zgadza, usuń go i przygotuj nowy. Wystawiony dokument wydrukujesz albo zapiszesz jako PDF przyciskiem Drukuj. System nie wysyła go rodzinie i nie pokazuje w portalu — przekaż go sam.

#Korekta i anulowanie

Wystawionego dokumentu nie można zmienić. Pomyłkę prostuje korekta:

1. Na karcie dokumentu kliknij Wystaw korektę.
2. W karcie Korekta — stan po zmianie popraw pozycje i kliknij Przygotuj szkic korekty.
3. Na szkicu korekty kliknij Wystaw dokument. Korekta dostaje numer KOR/numer/rok.

Anuluj dokument zajmuje numer na zawsze, a dokument zostaje w rejestrze jako anulowany. Ten przycisk jest dostępny tylko dla dokumentu, którego nie wysłano do KSeF.

Rejestr możesz filtrować po roku i statusie (szkice, wystawione, anulowane). Kolumna KSeF pokazuje stan wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur. Wysyłka zadziała tylko wtedy, gdy klub ma podłączony dostęp do KSeF — ustawisz go w Ustawienia → Dane klubu, zakładka KSeF.

#Jak rodzic pobiera fakturę

W portalu rodzica otwórz zakładkę Składki i przewiń do karty Faktury (pojawia się, gdy klub wgrał co najmniej jedną fakturę PDF). Przy każdej fakturze widać numer, okres, kwotę i datę wgrania. Kliknij Pobierz PDF.

#W aplikacji Habit

Rodzic otwiera zakładkę Płatności i kartę Faktury, a potem klika Otwórz PDF. Otwarcie faktury w aplikacji też oznacza ją w panelu klubu jako pobrana. Wgrywanie i wystawianie faktur odbywa się tylko w panelu w przeglądarce.

#Najczęstsze pytania

#Czy faktura PDF od księgowej wpływa na składkę?

Nie. Wgrany PDF to dokument dla rodziny — nie odhacza składki ani nie zmienia jej kwoty. Wpłatę odhaczasz osobno w Finanse → Składki.